Gestion d’équipe, quelques idées

Etudiant ou professionnel, j’ai décidé d’écrire cet article suite à un projet complexe en terme de gestion d’équipe qu’ont pu vivre mes étudiants.

Suite à de nombreux retours communs à plusieurs étudiants j’ai décidé de rédiger un petit mémo à partager chaque année pour aider la cohésion de groupe dans le travail d’équipe et à trouver une belle harmonie de mon point de vue.

Ces remarques ci-dessous sont issues de mon expérience professionnelle et je tiens à signaler que je n’en fais pas une religion et que j’ai moi même mes torts sur les projets mais ces quelques conseils pratiqués au quotidien m’aident beaucoup à recentrer les choses quand ça ne va pas avec une équipe.

Important : Le contexte qui nous intéresse est particulièrement celui dans lequel tout le monde est à égalité dans un groupe.

Accepter d’être chef de projet « naturel »

Si vous vous posez la question sur le sens que prend le travail d’équipe alors que vous êtes pourtant au même niveau pro que les autres, c’est un signe. Vous avez une envie de bien faire et c’est honorable. Le problème c’est cette question dans votre tête « suis-je bien placé pour donner des conseils et diriger un projet ? Pourquoi mon avis a plus de valeur que celui de mon équipe ? «

Pas facile de vivre avec cette idée n’est ce pas ? D’autant plus que « les autres » ne ressentent pas le sujet comme vous…On va commencer tout de suite par se dire que votre ressenti n’est pas toujours partagé et il faut accepter que les envies des uns et des autres divergent. C’est normal….mais peu vivable n’est ce pas ?

À ce moment, mon avis est d’accepter. Accepter cette irrésistible envie de bien faire (pour les autres, pour le projet et enfin pour vous) et une fois cette pensée acceptée, hé bien…Acceptez que vous allez avoir plus de responsabilité que les autres pour enfin leur apprendre à en avoir à leur tour.

Si vous acceptez ce rôle de chef de projet malgré lui, il faut accepter que vous pouvez vous « planter » et entrainer votre équipe dans une mauvaise direction. Il faut accepter d’être « relou » pour le bien du projet. Il faut accepter de porter les autres parfois contre leur gré (il y a des méthodes, on verra plus bas). Bref, il faut accepter cette irrésistible envie de bien faire et que cela sera formateur puisque, de l’équipe, c’est bien vous qui connaitrez le plus d’échecs (et l’échec c’est bien, ça forge, ça forme et surtout, ça permet d’avoir de moins en moins peur de l’inconnu) .

Distribuer des tâches

Vous vous considérez comme une chance de réussite pour votre équipe ? Fair enough, assumez et organisez le travail lors des réunions.

• Exposez les tâches à réaliser pour réussir
• Demandez qui veut s’en charger ?
• Faire répéter à la personne qui dit « ok » ce qu’elle doit réaliser
• Si elle ne sait pas reformuler, répétez l’objectif et faites reformuler
• Faire répéter un engagement est primordial. Dire une phrase à voix haute, c’est bête mais ça reste dans la tête….
• Une fois que tout le monde sait ce qu’il a à faire envoyez un mail au chef de projet / client avec la liste des tâches identifiées et les noms des responsables de ces tâches
• Faites le de manière transparente avec votre équipe. C’est un engagement fort qui est pris en faisant cela et celui ou celle qui vous dira « non mais c’est pas la peine ». Hé bien si ça vaut la peine !
• Le dit chef de projet s’en fichera surement (il a d’autres choses à gérer) mais le jour ou vous présentez les avancées du projet, les postes et les engagements de chacun sont clairs, pas de place au doute. Il est alors facile d’identifier la personne qui n’a pas réussi à avancer comme il le voulait sur son poste.

Résumé : faites répéter et reformuler l’engagement au membre du groupe concerné

Rester positif

Votre collègue vous présente ce qu’il a fait et « OH MON PUTAIN DE DIEU QUE C’EST NUL ! MONDIEUMONDIEUMONDIEUMONDIEU »

Je suis sur que cela vous parle. Ce camarade qu’on connait mal et dont on se rend compte qu’il n’a pas les mêmes talents que nous (de quel droit penser cela ?).

Alors que faire ?

Conserver le positif :

• Il a travaillé (peut être peu…ça arrive) mais il a essayé ! Rendre grâce à cela est un bon début.
• Il y a surement des choses à garder (une idée, un bout de croquis, un bout d’essai)
• Faire parler son camarade sur ce qu’il a ressenti en faisant ce travail, il y a surement beaucoup de choses qu’il n’a pas osé faire et 5 minutes de conversation sincère sur son ressenti sont plus utiles que de lui dire simplement « c’est mauvais ».

Vous auriez envie de continuer de bosser si on vous dis que ce que vous faites n’est pas bon ? Pas mieux pour votre camarade. Apprenez à l’autre à prendre confiance en lui.

Exemple : « c’est super merci ! Ce (point positif) est top ! Et celui)ci (autre point positif) l’est également, je suis très content et je te remercie pour ton travail. Hé mais tu sais ce qui serais génial ? Tu gardes ce que tu as fais et tu essayes de le faire comme ce benchmark pour améliorer l’ensemble, ça rendrait tellement bien ! Qu’est ce que tu en penses ?”

Quand un membre du groupe n’avance pas

Situation difficile, on s’énerve et on braque la personne. On ne fait rien et la personne ne fait rien…. Que faire ?

Une solution est de trouver les leviers. Restez zen, souriez et discutez avec la personne qui n’arrive pas à avancer.

Votre objectif ? Comprendre quel est le frein de ce ou cette camarade (ça peut très bien être un mal être dans son travail en général). Attention vous n’êtes pas psy, votre travail à ce moment ne consiste pas à analyser la personne mais de l’écouter et l’amener à formuler la raison de son manquement. Restez compréhensif et respectez le ressenti de cette personne.

La, il convient de ne rien faire à part écouter. C’EST PRIMORDIAL. Il est très difficile de ne pas juger l’autre à ce moment la. Ecouter est une grande partie de l’effort social de notre société et je considère à titre personnel qu’on ne le fait pas assez (moi le premier). En écoutant, vous laissez l’autre mener ses propres conclusions. En ne disant « je pense que » « il faut que tu » vous permettez à l’autre de s’écouter à son tour. Ça sonne truc de hippie, new âge et développement personnel mais pourtant c’est bien une réalité. L’écoute est une grande qualité à avoir.

Quand un membre du groupe ne fait plus rien du tout

Parfois c’est inexorable, on a un membre de groupe qui ne fait rien, ne participe pas, s’isole…Cette personne a une raison d’exister, celle de vous challenger fortement !

Sur la patience pour commencer, réussir à faire fi de votre pensée subjective pour vous concentrer sur le projet et réussir à faire produire quelque chose par cette personne que vous considérez si mal. Et cette patience doit servir un objectif : identifiez ce que cette personne aime faire dans son travail en général.

Le secteur de création ou de production dans laquelle elle arrive à s’exprimer réellement. Dès lors que vous aurez identifié ce talent chez l’individu vous saurez comment communiquer avec lui et l’orienter sur des postes ou il pourra s’exprimer (relire la distribution des tâches)

Et si l’individu n’a pas de talent ? J’en doute mais ça peut arriver que tout cela soit caché profondément. À ce moment la, il y a une technique qui peut marcher (mais attention, on se rapproche d’une certaine manipulation). Souvenez vous de l’épisode de la chance liquide dans Harry Potter qui fait croire à Ron Wisley qu’il est invincible et que tout lui réussira (alors qu’on lui a juste fait boire de l’eau). Devenez cette chance liquide et félicitez votre camarade pour les points positifs de son travail (il y en a toujours), soyez généreux, flatteur (pas trop non plus) et donnez lui envie de continuer plus loin. Ça peut aider à faire sortir la personne de sa coquille.

Une chose est sure, on a envie de travailler quand ce qu’on fait est bien jugé et accepté, en complimentant sur ce qu’il faut et ce qui est fait (plutôt que blâmer) vous aidez une personne à avoir confiance en elle et à se dépasser.

Et si elle ne le fait pas ?

He bah….elle est peut être pas au bon endroit ? Non ? Force à cette personne de verbaliser son souci réel.

Je fais quoi si (“sans me vanter”) je suis meilleur(e) que les autres ?

Oui, j’ai déjà eu droit à ce genre de discours…. Et je l’ai même parfois pensé moi même dans ma vie pro…Il y a parfois dans la vie des moments ou l’on se sent invincible et au dessus de la mêlée, c’est humain et tant mieux. Ça fait du bien parfois jusqu’à ce que le soufflet retombe. Dans un travail en équipe, la performance individuelle est à mettre de côté. Si vous vous sentez meilleur que les autres alors essayez donc ceci mes amis « faites en sorte que les autres deviennent meilleur que vous » et la je peux vous dire que vous allez vite redescendre.

En formation il y a 5 ans alors que j’étais Directeur Artistique de Keley Consulting, un coach avait donné un conseil qui m’a marqué au fer rouge « un bon manager, c’est celui qui recrute des personnes meilleures que lui pour accomplir les tâches du quotidien et il ne fait surtout pas le travail des autres ». La ou je pensais qu’être directeur artistique / chef de projet / manager c’était justement être le meilleur (oui j’ai été un peu con-con hein, ne ricanez pas c’est humain) j’ai compris d’un coup pourquoi rien ne fonctionnait correctement puisque j’étouffais mes équipiers en pensant que je devais tout contrôler, tout checker sans leur laisser la chance de se tromper.

Donc si vous vous pensez meilleur qu’autrui, challengez vous en transmettant votre « talent » . Vous allez voir, c’est challengeant et ça apprend bien l’humilité, la patience et à rester calme.

Et attention à l’erreur commune de celui qui se pense meilleur :

Il y a aussi ce moment ou vous vous coupez des autres en pensant que vous irez plus vite seul… La situation s’inverse alors. Vous êtes celui qui empêche le groupe d’avancer en pensant le contraire. Et dans un travail de groupe on s’en fiche de qui est le meilleur vous restez une équipe.

Quelques conseils supplémentaires

Le perfectionnisme est celui de l’équipe et non pas le votre : le benchmark que vous réalisez en début de projet de « fixer » le résultat visuel que vous attendez tous ensemble

Le benchmark, la clé ultime pour analyser le travail réalisé : comparez les différentes productions avec votre équipe en les mettant à coté du benchmark et regardez ensemble les points d’amélioration (et ne pas oublier de les faire répéter à voix haute à la fin).

En suivant ces quelques conseils, vous pouvez fortement améliorer le travail d’une équipe. La perfection n’existera jamais et l’équipe parfaite non plus.

L’objectif à viser est surtout d’avoir tout essayé pour faire en sorte que le travail se déroule bien.

La note finale ne doit pas vous faire oublier l’apprentissage indirect d’un travail d’équipe. Vous travaillez certes 2 fois plus en voulant bien faire, en organisant, en « traquant” mais n’oubliez pas qu’ainsi vous apprendrez 2 fois plus que les autres. C’est finalement cela qui va compter beaucoup plus dans le temps.